Darbiniekiem nekad nav bijis vieglāk sastrādāties! Vismaz… tā mums šķiet. Atvērtie biroji teorētiski padara cilvēkus redzamākus un pieejamākus. Taču lēnām, bet pamatīgi tiek vākti pētījumos balstīti pierādījumi, kas liecina, ka tie patiesībā pat rada mazāk interaktīvu mijiedarbību kolēģu starpā.
Tas tā notiek tāpēc, ka indivīdi, nevis uzņēmumi, izlemj, kad un kā sadarboties ar citiem. Un nu ir dilemma, jo uzņēmumu vadībām ir jālemj, kā panākt tādu sadarbību kolektīvos, kādu viņi vēlas.
Tā, piemēram, žurnālā Oxford Economics aprakstīts kāds pētījums, kurā piedalījās 600 uzņēmumi un to darbinieki, ieskaitot vadības komandas. Šā pētījuma rezultātos gūts apliecinājums, ka atvērta tipa biroji negatīvi ietekmē produktivitāti un darbinieku spēju koncentrēties, un lielākajai daļai darbinieku trūkst stratēģiju, lai risinātu šīs problēmas. Šeit pat arī aprakstīts, ka vadītāji nonāk zināmā kognitīvā disonansē, uzzinot par šādiem pētījuma rezultātiem un drīzāk nevēlas šādu realitāti akceptēt.
Ko darīt? Ceļš uz attīstību šeit nebūs ātrs. Uzņēmumi var izmantot tehnoloģijas, lai, piemēram, saprastu, kā konkrētu grupu dalībnieki faktiski mijiedarbojas – piemēram, pārdevēji arī savstarpēji, visticamāk, komunicēs citādi, kā tehniskie speciālisti. Pēc tam uzņēmumi var veikt kontrolētus eksperimentus, lai uzzinātu, kāda varētu būt atbilstošākā fiziskā telpa katrai darbinieku grupai.
Sadarbošanās anatomija
Padomāsim no dizanina viedokļa – darbiniekus apņem fiziska arhitektūra: atsevišķi biroji, kabīnes vai atklātas sēdvietas; viens vai vairāki stāvi, vai pat vairākas ēkas; kopstrādes telpa ar citiem uzņēmumiem, vai pašiem savs birojs. Šī fiziskā arhitektūra ir savienota pārī ar digitālo arhitektūru: e-pasts, uzņēmuma sociālie mediji, mobilā ziņojumapmaiņa un tā tālāk.
Lai gan šī arhitektūra ietekmē darbiniekus, viņi paši, un nevis arhitektūra, individuāli un kolektīvi nolemj, kad un par ko runāt. Pat atklātās telpās – ar kolēģiem, kas atrodas tuvumā, cilvēkiem, kuri vēlas izvairīties no socializēšanās, ir apbrīnojamas spējas neiesaistīties diskusijās. Viņi izvairās no acu kontakta vai kļūst tik iegrimuši savos darbos un profesionālajos uzdevumos, ka it kā “izslēdz” klausīšanos. Un visi taču zinām – mēs varam vienkārši ignorēt arī e-pasta ziņojumu.
Ja darbinieki vēlas komunicēt, viņi izvēlas kanālu: “aci pret aci”, videokonferenci, tālruni, sociālos medijus, e-pastu un tā tālāk. Komunikācija var būt sinhrona (piemēram, sapulce vai tikšanās) vai asinhrona (piemēram, e-pasta ziņojums vai čata sarakste). Un cilvēks taču var izvēlēties, vai atbildēt nekavējoties, vēlāk vai nekad. Šie individuālie uzvedības veidi kopā veido sadarbības anatomiju. Tā tiek veidota organiski, jo cilvēki strādā vienā kolektīvā un to veido nerakstītie un rakstītie likumi, pieņēmumi, vērtības un domāšanas veidi, kas nosaka organizācijas kultūru.
Arhitektūru novērot un analizēt ir viegli, toties kultūru – grūti un laikietilpīgi. Harvard Business Review aprakstītajos pētījumos gūts apstiprinājums, ka
uzņēmumos, kas nolēmuši pāriet uz atvērtā tipa birojiem, “aci pret aci” komunikācija un ikdienišķa mijiedarbība rādītājos krītas līdz pat 70%.
Cilvēki izvēlas lietot austiņas, neapzināti veido “barjeras” sev apkārt vai mēģina atrast vietu stūros, kur vismaz no vienas puses ir siena vai logs. Arī Igaunija veikusi šādu pētījumu, secinot, ka arī mūsu kaimiņvalstī rezultāti ir līdzīgi.
Kāpēc tā ir noticis? 18. gadsimta franču filozofa Denī Didro darbos var rast zināmu atbildi. Viņš rakstīja, ka izpildītājiem un aktieriem vajadzētu “iztēloties milzīgu sienu pie skatuves malas, kas atdala viņus no publikas, un uzvesties tieši tā, it kā priekškars nekad nebūtu piecēlies”. Viņš to sauca par ceturto sienu. Tas ļauj aktieriem nošķirties no tā, ko viņi nevar kontrolēt (skatītājs), un koncentrēties tikai uz to, ko var (ainas), līdzīgi kā basketbolists koncentrējas uz bumbu, īsti neredzot gavilējošos fanus tribīnēs. Un Didro, šķiet, ir sacījis patiesību, apgalvojot – jo lielāka publika, jo svarīgāka ceturtā siena.
Arī mūsdienās cilvēki atvērtā tipa birojos izveido ceturto sienu, un tā pastāv, pat ja nav redzama.
Tuvumam ir nozīme
Grupas dalībnieku atrašanās vieta būtiski ietekmē gan viņu fizisko, gan digitālo saskarsmi. Par to veikti vairāki pētījumi psiholoģijā un socioloģijā. Secinājumi nepārsteidz – jo fiziski tālāk cilvēki ir, jo mazāk viņi sazinās. Klasisks pētījums - varbūtība, ka visi divi studenti universitātes pilsētiņā sastrādāsies un sadraudzēsies, ir tieši proporcionāla atstatumam starp viņu galdiem auditorijās. Tuvums prognozē sociālo mijiedarbību.
Arī atklājumi par biznesa vidi ir līdzīgi, un papildus šiem secinājumiem ir atziņa – lai palielinātu mijiedarbību, darbiniekiem jāatrodas vienā ēkā, ideālā gadījumā tajā pašā stāvā un jābūt klātesošiem.
Jāatceras, ka sadarbība ir komandas lēmums. Ja ļaujat cilvēkiem izvēlēties telpas, kas vislabāk atbilst viņu individuālajām vajadzībām, jūsu darbinieki var strādāt gan klātienē, gan attālināti. Ja tā ir spēcīga, atbalstīta komanda indivīdu līmenī, tā sadarbosies.
Publikācija sagatavota, balstoties uz hbr.org materiāliem.