“Elastīgs darba laiks teorijā strādā lieliski – diemžēl mums tas neder,” apmēram šādus citātus pēdējā desmitgadē dzirdam ik pa laikam.
Nav svarīgi, par kādu nozari runājam — vai tās ir tehnoloģijas, finanses, veselības aprūpe vai mazs uzņēmums – šī domāšana ir bijusi un ir klātesoša.
Patiesībā elastīga darba politika var darboties jebkurā nozarē. Pēdējos divpadsmit pandēmijas mēnešos tas ir pierādīts - Hārvarda Biznesa skolas Online pētījumā konstatēts, ka lielākā daļa profesionāļu, strādājot mājās, ir pielāgojušies individuālam darba grafikam, un 81% vai nu nevēlas atgriezties birojā, vai arī izvēlētos turpināt paši menedžēt savu darba laiku arī pēc pandēmijas. Tomēr ir svarīgi apzināties, ka elastīgums ne vienmēr ir veselīgs – ļoti bieži tas nozīmē arī krietni pārstrādātas darba stundas un pat darbaholisma izpausmes.
Par ko tad ir šie mīti?
HBR pētnieki saka – mītus arī biznesa vidē, protams, rada bailes no nezināmā un no eksperimentiem ar kaut ko jaunu. Bailes ir radījušas klupšanas šķēršļus daudzām organizācijām arī šajā kontekstā, kad runa ir par elastīgumu. Pamatā uzņēmumu vadības komandas kā šķēršļus izceļ šos piecus aspektus.
1. Kontroles zudums
2. Kultūras zudums
3. Sadarbības trūkums
4. Ieguldījuma mazināšanās
5. Saiknes zudums
Mīts #1: kontroles zudums
Vadītāji bieži uztraucas, ka atvērs Pandoras lādi, kas radīs bīstamu precedentu, ja ļaus elastīgi strādāt – proti, ja mēs atbalstīsim šādu praksi, birojs vienmēr būs tukšs un neviens vairs nestrādās. Atbilde uz to ir struktūra un darbiniekiem - skaidrība par to. “Vadītāju bailes ir saistītas ar to, ka viņiem šķiet – rīt mēs vienkārši paziņosim, ka strādājam elastīgi un attālināti, un sāksies anarhija. Taču tā tas gluži praksē nenotiek. Izpētot uzņēmumus, kas šādu praksi ieviesuši, mēs faktiski varam garantēt, ka jebkura organizācija, kas pareizi izstrādā un īsteno savu elastīguma politiku, neko nezaudēs,” saka Ivans Mistners (Ivan Mistner), 21 biznesa grāmatas autors un viens no pētījuma līdzstrādniekiem.
Lai uzturētu kontroli un uzņēmuma netraucētu darbību, noteikti ir jānosaka standarti un tie skaidri jādara zināmi. Organizācijām jāsniedz skaidras vadlīnijas par piedāvātajiem elastīguma veidiem (piemēram, attālinātais darbs, saīsinātās stundas, asinhronie grafiki). Ir arī noderīgi izmantot kalendāra sistēmu, lai izsekotu, kad un kur katrs grupas dalībnieks strādā. Jāapņemas visus apmācīt par šiem standartiem.
Mīts #2: kultūras zudums
Lai gan jūs katru dienu neredzat katru darbinieku un, iespējams, nevarēsiet katru dienu pusdienot kopā ar kolēģiem, tas nenozīmē, ka cietīs uzņēmuma kultūra. Pētnieki gan paralēli uzsver, ka tomēr ir būtiski, ka komandas regulāri tiekas vai nu klātienē, vai videokonferencē. “Mēs iesakām uzņēmumiem vispirms definēt, ko kultūra nozīmē viņu organizācijā, un tad noteikt, kā varētu uzturēt šo kultūru virtuālā vidē”,” norāda Mistners, un turpina: “Daudzas organizācijas, ar kurām esam strādājuši, pandēmijas laikā atradušas radošus veidus, kā saglabāt kultūru. Daudzi vadītāji organizēja sociālās funkcijas, piemēram, virtuālās vingrojumu nodarbības, ēdienu gatavošanas nodarbības, laimīgās stundas un komandas saliedēšanas uzdevumus, lai uzturētu kopienu. Turklāt ir svarīgi izmantot dienas, kad visi ir fiziski klāt, lai veidotu attiecības, piedalītos pasākumos un pavadītu laiku kopā ar kolēģiem.”
Mīts # 3: sadarbības trūkums
Ir jābūt konsekvencei – komandas, kas strādā elastīgu grafiku, apņemas rīkot regulāras sanāksmes un nodrošināt konsekventu saziņu. Visiem grupas dalībniekiem ir svarīgi uzturēt kontaktus (pat ja tie ir tiešsaistē), sekot līdzi projektiem un reaģēt uz e-pasta ziņojumiem un tālruņa zvaniem. Lai sadarbība būtu veiksmīga, uz attālināti strādājošiem darbiniekiem nedrīkst attiecināt augstākus standartus nekā uz tiem, kas strādā birojā. Turklāt sadarbības veicināšanai jāizmanto arī tehnoloģijas. Piemēram, ja uzņēmumi sapulcina skaitliski lielas grupas, virtuālās telpas var atvieglot mazo grupu sadarbību un nodrošināt, ka tiek uzklausītas visas balsis. Lieliski, ja var paredzēt virtuālās biroja stundas neplānotām atsauksmēm un neformālai komunikācijai/ sadarbībai.
Mīts #4: ieguldījuma mazināšanās
“Ja darbinieki nav fiziski pie saviem rakstāmgaldiem birojā, tad kā mēs zināsim, ka viņi reāli strādā?” Bet… patiesība ir tāda, ka jūs tiešām nezināt, ko jūsu darbinieki dara pie saviem rakstāmgaldiem, pat ja viņi ir birojā. Patiesībā viņi varētu meklēt jaunu darbu (kas piedāvā elastību!) tieši jūsu acu priekšā. Turklāt pētījumos ir skaidras iezīmes, ka šobrīd, pandēmijas laikā, darbojoties attālināti, cilvēki strādā vairāk un intensīvāk, kā iepriekš – biroju vidēs. Darbinieki būtu jāvērtē, ņemot vērā viņu darba kvalitāti un spēju sasniegt skaidri noteiktus darbības mērķus, nevis, piemēram, birojā pavadīto laiku stundās.
Mīts #5: saiknes zudums
Nesen veiktā BNI pētījumā, kurā piedalījās vairāk nekā 2 300 cilvēku no visas pasaules, dalībniekiem tika vaicāts, vai viņi vēlētos, lai sanāksmes būtu: 1) tikai personīgi, 2) tikai tiešsaistē vai 3) tiešsaistes un personisku sanāksmju apvienojums. Aptuveni viena trešdaļa aptaujāto dalībnieku teica, ka viņi vēlas pilnībā atgriezties pie individuālām sanāksmēm, 16% vēlējās piedalīties tikai tiešsaistes sanāksmēs, un gandrīz 51% aptaujas respondentu bija par labu sapulcei gan personīgi, gan tiešsaistē. Šī ir būtiska pāreja no prakses pirms pandēmijas, turklāt arī divas trešdaļas organizāciju apgalvo, ka tās dotu priekšroku tam, lai tiešsaistes sanāksmju aspekts nākotnē kļūtu par normu.
2021. gada KPMG Outlook Pulse pētījumā konstatēts, ka gandrīz puse globālo uzņēmumu vadītāju visā pasaulē neprognozē, ka šogad mēs beidzot atgriezīsimies tāda dzīves režīma, ko varam apzīmēt kā “normālu un ierastu”. Un varbūt pandēmijas sudraba odere būs tā, ka uzņēmumu vadītāji būs pārvarējuši savas bailes no pieciem mītiem, beidzot izprotot, kā elastīgums var būt palīdzošs efektīvākai ikdienas darba organizēšanai.
Raksts sagatavots, izmantojot hbr.org materiālus.